Kontorassistent – 24 timer om ugen

Er du vores nye kollega?

Har du styr på tal og administration, sans for god kommunikation og lyst til en alsidig hverdag på et museum i udvikling?

Om jobbet

Vi søger en engageret og struktureret kontorassistent til en deltidsstilling på 24 timer om ugen. Du bliver en del af museets administration og får en bred kontaktflade til både medarbejdere, frivillige og eksterne samarbejdspartnere. Stillingen kombinerer  kommunikationsopgaver, økonomi og bogføring, lønadministration, koordinering af frivillige samt almindelige administrative opgaver. Derfor leder vi efter dig, der trives med en varieret arbejdsdag, hvor grundighed, service og godt samarbejde går hånd i hånd. Du refererer til økonomi- og  administrationschefen.

Opgaver

Økonomi og bogføring
I samarbejde med økonomi- og administrationschefen bliver du involveret i museets løbende økonomiadministration.
Dine opgaver vil blandt andet være:

• Bogføring og kontering af bilag i e-conomic
• Håndtering af kreditor- og debitorbilag
• Registrering og kontrol af ind- og udbetalinger
• Afstemning af bank og relevante balancekonti
• Klargøring og håndtering af betalinger
• Håndtering og arkivering af bilag og økonomisk dokumentation
• Praktisk assistance i forbindelse med måneds- og årsafslutning
• Øvrige økonomiopgaver efter aftale

Løn og personaleadministration
Du får desuden ansvar for den praktiske lønadministration, herunder:

• Forberedelse og gennemførelse af den månedlige lønkørsel i Danløn
• Registrering af ferie, fravær, timer og øvrige relevante oplysninger
• Administrativ håndtering af ændringer i forbindelse med ansættelser og fratrædelser
• Kontrol og arkivering af lønrelateret dokumentation
• Løbende koordinering med økonomi- og administrationschefen om løn- og personaleadministrative forhold

Kommunikation
Kommunikationsopgaverne løses i tæt samarbejde med museets kommunikationskonsulent, og du vil blandt andet arbejde med:

• Assistance ved udsendelse af nyhedsbreve og anden medlemsinformation
• Koordinering og afvikling af mindre arrangementer og aktiviteter på museet og eksternt
• Understøttelse af hjemmeside og sociale medier
• Korrektur og kvalitetssikring af mindre tekster og materialer
• Koordinering i forbindelse med frivilligmøder, arrangementer og aktiviteter
• Opdatering og vedligeholdelse af kalendere, kontakt- og distributionslister

Hvem er du?

Vi forestiller os, at du har en relevant administrativ eller økonomisk uddannelse eller har opnået tilsvarende kompetencer gennem praktisk erfaring. Det er vigtigt, at du har erfaring med bogføring, og det er en fordel, hvis du også har arbejdet med lønadministration. Erfaring med e-conomic og Danløn vil være en fordel.

Vi lægger desuden vægt på, at du:

• Har gode IT-kundskaber og er fortrolig med almindelige kontorprogrammer
• Arbejder struktureret, omhyggeligt og har sans for detaljer og deadlines
• Kan formulere dig klart og professionelt på dansk, både mundtligt og skriftligt
• Forstår betydningen af fortrolighed og korrekt behandling af personoplysninger
• Kan arbejde selvstændigt og følger dine opgaver til dørs
• Er serviceminded, imødekommende og samarbejdsorienteret
• Kan bevare overblikket, når flere forskellige opgaver skal håndteres samtidig
• Er fleksibel og trives med både faste driftsopgaver og ad hoc-opgaver
• Har lyst til at arbejde i et miljø, hvor frivillige spiller en vigtig rolle

Da du får adgang til økonomiske, lønmæssige og personrelaterede oplysninger, forventer vi en høj grad af diskretion, ansvarlighed og fortrolighed.

Vi tilbyder

Du får en alsidig deltidsstilling med en bred opgaveportefølje og tæt samarbejde med flere forskellige funktioner på museet. Arbejdsstedet er Grubbemøllevej 13 i Svendborg. Stillingen er på 24 timer ugentligt, og arbejdstiden tilrettelægges efter aftale under hensyntagen til museets drift og opgaver.

Løn: Stillingen aflønnes på løntrin 19 i HK’s overenskomst med KL, forholdsmæssigt efter en arbejdsnorm på 24 timer om ugen.
Pension: Museet indbetaler herudover 17 % i pensionsbidrag i henhold til de gældende pensionsvilkår.
Reference: Stillingen refererer til økonomi- og administrationschefen.

Om Museum Sydfyn

Du kommer ombord i et museum, der står i en fantastisk udvikling. Museet etableredes 1. januar 2024 ved fusion af Ærø Museum og Svendborg Museum, og der arbejdes med konkrete udviklingsprojekter for Svendborg Museum, Danmarks Forsorgsmuseum og Museerne i Ærøskøbing. Museum Sydfyn er et statsanerkendt kulturhistorisk museum, og museet bruges årligt af ca. 50.000 gæster. Du finder her yderligere oplysninger om museets organisation, strategi, årsberetning og årsregnskab.

Information og ansøgning

Send din ansøgning og dit CV via QuickApply på Jobindex senest 27. november. Vi forventer at afholde samtaler 11. december, og vi ønsker stillingen besat pr. 1. februar 2027.

Har du spørgsmål til stillingen, er du velkommen til at kontakte økonomi- og administrationschefen Lars Kjeld Jensen på  telefon 2120 6850.